Der richtige Einsatz von Tank- und Warengutscheinen

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Liebe Leserinnen und Leser,
Wer als Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern einen Benzingutschein in Höhe von 44 Euro überlassen möchte, muss unbedingt sicherstellen, dass er die Bedingungen für den steuer- und sozialversicherungsfreien Sachbezug erfüllt. Ist dies nicht der Fall, wird der Gutschein als zu versteuernder Arbeitslohn behandelt.

Entscheidung des Finanzgerichtes: (Urteil vom 09.01.2018, Az. 3 K 511/17, Abruf-Nr. 202157)
Ein Arbeitgeber hatte seinen Mitarbeitern zusätzlich zum Lohn für 9 Monate im Voraus Tankgutscheine mit dem Hinweis übergeben, monatlich jeweils nur einen Gutschein einzulösen. Dieser einschränkende Hinweis allein reicht aber nicht aus um die Bedingung für den steuerfreien Sachbezug herzustellen, urteilte das Finanzgericht Sachsen in seiner Rechtsprechung.

Wann liegt steuerfreier Sachbezug vor?

Das Einkommensteuergesetz (EStG) § 8 Abs. 1, Abs. 2 Satz 11. definiert die Bedingungen
wie folgt:

  • Wenn der Mitarbeiter den Gutschein nur einmal gegen Ware aber nicht gegen
    Bargeld einlösen kann. Weiter heißt es dort, der Sachbezug bleibt steuerfrei,
  • wenn er einen Wert von 44 Euro im Monat nicht übersteigt.
  • Darüber hinaus regeln die Lohnsteuer-Richtlinien den zeitlichen Aspekt für die Thematik (LStR, 38.2 Abs. 3): „Der Zufluss des Arbeitslohns erfolgt bei einem Gutschein, der bei einem Dritten einzulösen ist, mit Hingabe des Gutscheins, weil der Arbeitnehmer zu diesem Zeitpunkt einen Rechtsanspruch gegenüber dem Dritten erhält.“

So erklärt sich, warum beim vorliegenden Fall der schriftliche Hinweis des Arbeitgebers über die nur monatliche Einlösung jedes Tankgutscheins vor dem Finanzgericht keinen Bestand hatte.

Beispiele für steuerfreien Sachbezug in der Praxis

  • Sie stellen dem Mitarbeiter einen Benzingutschein aus, der ihn berechtigt, bei einer Tankstelle seiner Wahl Kraftstoff bis zu einem Betrag von 44 € zu tanken. Bei dieser Variante ist der folgende Ablauf zu beachten: der Arbeitnehmer zahlt den Betrag und der Arbeitgeber erstattet ihm diesen anschließend gegen Vorlage der Gutscheinquittung,
  • Sie überlassen einem Mitarbeiter, z. B. anlässlich seines Geburtstages, einen 40-€- Geschenkgutschein von einer Kinokette.
  • Sie geben dem Mitarbeiter eine Tankkarte, mit der er zu Ihren Lasten bei einer bestimmten Tankstelle bis zu einem Höchstbetrag von 44€ im Monat tanken kann. Natürlich kann es dann aber an der Zapfsäule passieren, dass der Arbeitnehmer unbeabsichtigt den Grenzbetrag von 44,- Euro geringfügig überschreitet. Der Betrag, der nun höher als 44 € ist, wird dann von Ihrem Konto abgebucht. Ärgerlich: Da der Grenzwert von 44 € überschritten wurde, müsste nun der Gesamtbetrag als Arbeitslohn versteuert werden.

Doch für diese, in der Praxis häufig vorkommenden Vorgänge, hat die Finanzverwaltung jetzt das Handling erleichtert. Fortan akzeptiert das Finanzamt nun, dass es sich um einen lohnsteuer- und sozialversicherungsfreien Sachbezug in Höhe von 44 € handelt, wenn der Mitarbeiter den Differenzbetrag, der über 44 € hinausgeht, an den Arbeitgeber zurückzahlt (H8.1 (1-4) LStH unter dem Stichwort „Warengutscheine“).

Unser Tipp:

Vereinbaren Sie schriftlich, dass Ihr Arbeitnehmer Ihnen einen eventuell übersteigenden Betrag – z. B. als Abzug vom Arbeitslohn – erstattet. So vermeiden Sie unnötige Lohnsteuerzahlungen auf die Ausgabe Ihrer Warengutscheine. Gern beraten wir Sie zu allen Aspekten der steuer- und sozialversicherungsfreien Sachzuwendung.

Bitte sprechen Sie uns an falls Sie weitere Fragen haben oder lassen Sie sich für regelmäßige kostenfreie Steuertipps unseren Newsletter zukommen.